Расход, который не примут
Если чек не подтверждается, расход снимают, а выданные деньги превращаются в доход сотрудника - с НДФЛ и взносами сверху. Всплывает это на камералке, когда сотрудник давно уволился и спросить уже не с кого.
Автоматизация учёта подотчётных расходов
Чеки приходят каждый день, а не в последний день месяца
Сотрудники отправляют их в Telegram сразу после покупки. Каждый чек проверяется в ФНС до того, как дойдёт до бухгалтера, а на выходе - файл под вашу учётную систему.
без интеграций · без внедрения · вход через Яндекс ID · данные в РФ
Сотрудник ничего не устанавливает Бот работает на любом телефоне Доступа к панели у сотрудника нет
Знакомо?
Три причины, по которым подотчёт съедает время бухгалтерии
Ручная рутина
Переписывание чеков в 1С, сверка реквизитов, погоня за сотрудниками в конце месяца. Часы работы, которые не приносят пользы.
Чек выцвел
Термобумага выгорает за несколько месяцев. К моменту проверки от чека остаётся пустой серый листок, а расход подтвердить нечем.
Для кого
Когда расходы возникают не в офисе
Сервис для компаний, где сотрудники тратят деньги в разъездах: на объектах, в дороге, в командировках и на выездах к клиентам.
Стройка и монтаж
Прорабы и бригадиры закупают расходники и мелкие материалы прямо на объектах
Логистика и транспорт
ГСМ, платные дороги, стоянки, мелкий ремонт в рейсе
Торговые представители
Топливо, парковки, представительские расходы в маршруте
Выездной сервис
Запчасти и комплектующие, купленные у клиента на месте
Туризм и мероприятия
Гиды и координаторы платят за группу: питание, входные билеты, размещение
Сети точек
Управляющие закупают хозтовары и расходники для своей точки
кто работает
Бухгалтеру
Чеки приходят в течение месяца, а не пачкой 30-го числа
Подтверждённые ОФД закрываются сами, разбирать нужно только спорное
Выгрузка и PDF-реестр для ФНС - без ручного переноса
кто платит
Руководителю
Видно, сколько выдано под отчёт и что до сих пор не закрыто
Один чек нельзя провести дважды с разных телефонов
Расходы подтверждены фискально - меньше рисков на проверке
Мы делаем одно и делаем это целиком
Подотчётные чеки от сотрудников: сбор, фискальная проверка, разбор спорных, выгрузка и пакет для ФНС.
Накладными, УПД, актами и ЭДО не занимаемся - для этого есть другие сервисы.
Как это работает
От фото в мессенджере до строки в учёте - четыре шага
- 1
Фото в Telegram
Сотрудник фотографирует чек прямо в чат-боте. Приложение ставить не нужно.
- 2
Сверка с ОФД
Система читает QR и сверяет чек с ОФД. Без QR - распознаёт текст и предлагает категорию.
- 3
Разбор спорных
Бухгалтер открывает только неоднозначные чеки в фокус-режиме: фото слева, данные справа, горячие клавиши.
- 4
Выгрузка
Excel или CSV точно под ваш формат загрузки, либо PDF-реестр для налоговой.
Экспорт
Подстроится под вашу учётную систему, а не наоборот
У каждой организации 1С настроена по-своему. Мы не подключаемся к вашей системе - мы формируем файл ровно под ваш формат загрузки.
Соберите формат под свою выгрузку и скачайте файл - он настоящий
Колонки - под ваши поля
Перетаскивайте и переименовывайте колонки, чтобы заголовки совпали с ожиданиями загрузки.
Шаблоны формата
Настроили один раз, сохранили. Дальше выгрузка в один клик.
Настройки CSV
Разделитель, десятичный знак и кодировка, включая Windows-1251 для старых конфигураций.
PDF-реестр для ФНС
Пакет документов для налоговой - в один клик
Готовый к печати документ: не нужно собирать чеки вручную и сшивать их перед проверкой.
Титульный лист - итоги по периоду и поля для подписей.
Реестр всех чеков - сводная таблица с суммами и статусами.
Карточка каждого чека - фото, НДС по ставкам, фискальные реквизиты и QR для сверки.
Авансовый отчёт по сотрудникуСводный реестр за период
Соберите документ - лист справа перестраивается
Фокус-режим
Бухгалтер открывает только то, что действительно требует решения
Чеки с читаемым QR подтверждаются сверкой с ОФД. В очередь на разбор попадает остальное - без QR, дубли, спорные категории.
Разберите очередь сами. Работает с клавиатуры
Интерфейс
Продуманный интерфейс для ежедневной работы
В светлой и тёмной темах - как удобно вашей команде.
Переключайте разделы и сортируйте - это рабочий интерфейс
Как обычно
Фото чеков в личных чатах и галерее телефона
Проверка подлинности вручную или никак
Один чек проводится дважды с разных телефонов
Ручное перепечатывание в 1С
Перед проверкой ФНС - сборка папки вручную
С Подотчётом
Все чеки в одном реестре со статусами
Автоматическая сверка с ОФД по QR
Проверка по хэшу файла и фискальным признакам
Файл под ваш формат загрузки
PDF-реестр с карточками чеков за один клик
Надёжность
Устроено так, чтобы данным можно было доверять
Двойная запись
Финансовый леджер сходится до копейки. Правок задним числом нет - только сторнирующие проводки.
Защита от дублей
Сверка по хэшу файла и фискальным признакам. Один чек не пройдёт дважды даже с разных телефонов.
Данные в РФ
Хранение и обработка на серверах в России в соответствии с 152-ФЗ. Подробнее о безопасности
Согласие на ПДн
Согласие на обработку персональных данных запрашивается ботом при подключении сотрудника.
Тарифы
Платите за обработанные чеки, а не за месяцы
Один обработанный чек - один кредит. Проверка в ФНС, хранение, экспорт и PDF-реестр входят в цену и отдельно не считаются.
Кредиты не сгорают
Купленный пакет остаётся с вами, пока не будет израсходован. Сроков действия нет.
Списание одно на чек
Неважно, распознан чек по QR или по фото - цена одинаковая.
Повторы не списываются
Дубль, отклонённый системой, и повторное открытие уже обработанного чека кредитов не стоят.
Всё остальное включено
Сотрудники, экспорт, шаблоны, PDF-реестр и хранение не тарифицируются.
Пробный
100кредитов0 ₽Начисляется при регистрацииПроверка в ФНСЭкспорт и PDF-реестрБез привязки картыНачать бесплатноСтарт
200кредитов1 490,00 ₽7,45 ₽ за чекНебольшая команда в разъездахПроверка в ФНСЭкспорт и PDF-реестрНеограниченно сотрудниковВыбрать пакетРабочий
600кредитов3 900,00 ₽6,50 ₽ за чекРегулярный поток подотчётаПроверка в ФНСЭкспорт и PDF-реестрНеограниченно сотрудниковВыбрать пакетКрупный
2 000кредитов11 900,00 ₽5,95 ₽ за чекНесколько подразделенийПроверка в ФНСЭкспорт и PDF-реестрНеограниченно сотрудниковВыбрать пакетНужен объём больше - напишите, соберём пакет под вас.
FAQ
Частые вопросы
Нужно ли ставить приложение?
Нет. Сотрудники присылают чеки прямо в Telegram-боте - устанавливать ничего не нужно, работает на любом телефоне.
Как данные попадают в 1С?
Мы формируем файл (Excel или CSV) точно под ваш формат загрузки. Вы загружаете его в 1С привычным способом - прямого доступа к вашей системе у нас нет.
А если у нас не 1С?
Экспорт не привязан к 1С. Вы собираете файл под любой формат загрузки - Контур, СБИС, Моё дело, собственная учётная система или просто таблица для бухгалтера. Логика та же: задаёте колонки и заголовки, которые ждёт ваша сторона.
Подойдёт, если 1С сильно переписана?
Да. Мы не интегрируемся с конфигурацией напрямую, а подстраиваем колонки, заголовки и кодировку файла под вашу загрузку - поэтому доработки не ломают экспорт.
Что делать с чеками без QR?
Система распознаёт текст на фото, извлекает сумму, дату и продавца и предлагает категорию. Бухгалтер подтверждает такой чек в фокус-режиме за пару секунд.
Что показать при проверке ФНС?
PDF-реестр: титульный лист с итогами, реестр всех чеков и карточку каждого чека с фото, НДС по ставкам, фискальными реквизитами и QR для сверки.
Что происходит, когда заканчиваются кредиты?
Уже обработанные чеки, реестр и все выгрузки остаются доступны - доступ к данным от баланса не зависит. Новые чеки встают в очередь и обработаются сразу после пополнения, ничего не теряется.
Кредиты сгорают?
Нет. Купленный пакет расходуется по мере обработки чеков, срока действия у него нет.
Есть ли ежемесячная плата?
Нет. Подписки не существует: вы покупаете пакет кредитов и тратите его в своём темпе. Пока чеки не обрабатываются, вы не платите ничего.
Как подключиться?
Регистрируетесь через Яндекс ID, приглашаете сотрудников ссылкой в бота, настраиваете формат экспорта. При регистрации начисляется 100 кредитов, карта не нужна.
Что видит и делает сотрудник?
Только Telegram-бот: отправить фото чека, посмотреть свой баланс и историю. Ничего устанавливать не нужно, доступа к панели у сотрудника нет.
Работаете ли вы с банковскими выписками?
Пока нет. В работе - сопоставление выписки с чеками: система покажет операции без первички. Прямого доступа к банковским API у нас нет и не планируется.
Наведите порядок в подотчёте
При регистрации начисляем 100 кредитов - это 100 чеков. Карта не нужна.
Вход через Яндекс ID